La revisione ha introdotto tre differenziazioni che limitano sensibilmente l’applicazione delle tecnologie reperibili attualmente sul mercato riguardo a trattamento, comunicazione e registrazione di dati. Le differenziazioni concernono i seguenti ambiti:
- Differenziazione tra «tenuta» e «conservazione» dei libri
Secondo il concetto del legislatore del 1975, la tenuta di libri vera e propria termina alla fine dell’anno civile (art. 957 segg. CO) e da questo momento inizia l’obbligo di conservarli (all’occorrenza dopo averli registrati o trasferiti su un altro supporto informativo). Dall’introduzione della contabilità «informatizzata», questa differenziazione non corrisponde però più alla realtà poiché la tenuta dei libri esige sempre (una registrazione e) una conservazione dei dati di cui si tratta. Quindi, se i libri sono tenuti con l’ausilio di un trattamento elettronico di dati, la differenziazione fatta ad arte tra «tenuta» e «conservazione» non ha più senso. Il legislatore deve pertanto riconoscere espressamente la tenuta elettronica dei libri di commercio. - Differenziazione tra «originale» e «registrazione»
Negli anni 70, la carta costituiva quasi l’unico supporto della corrispondenza d’affari e dei documenti contabili. Quindi, detto supporto fisico delle informazioni, leggibile senza mezzi ausiliari, aveva carattere di un originale. Successivamente, per motivi di razionalizzazione (accesso più veloce, maggior grado d’organizzazione, minore spazio), queste informazioni sono state trasferite o registrate su supporti d’informazione moderni (supporti di dati o d’immagini). Pertanto il concetto tradizionale dei termini «originale» e «registrazione» poneva problemi interpretativi per i documenti contabili allestiti elettronicamente, i libri di commercio tenuti elettronicamente e la corrispondenza d’affari elettronica allestita su un supporto di dati. - Differenziazione tra «supporto di dati» e «supporto d’immagini»
Giusta il diritto vigente, i supporti di dati e quelli d’immagini non possono essere usati in modo analogo per tutte le informazioni soggette all’obbligo della conservazione. Ad esempio, un microfilm (come supporto d’immagini) può essere impiegato per la conservazione di tutti i libri di commercio, eccettuati il conto d’esercizio e il bilancio; dal canto loro, i supporti di dati leggibili senza mezzi ausiliari possono essere usati unicamente per la conservazione della corrispondenza d’affari e dei documenti contabili. Trattandosi dei così detti «altri libri», la registrazione e la conservazione su supporto di dati non soddisfano le condizioni legali. Nonostante lo sviluppo tecnologico, la differenziazione tra supporto di dati e supporto d’immagini non è meglio definita di quanto lo fosse nel 1975. - I moderni supporti d’informazione come WORM (Write Once Read Many – una tecnologia di registrazione nella quale il supporto può essere oggetto di una scrittura sola e non può essere successivamente modificato), CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory – un supporto simile ai dischi CD che può essere letto, ma che non può comunque essere sovrascritto dall’utente) o i dischi laser (supporto sui quali le informazioni non sono registrate elettromagneticamente, ma otticamente mediante raggio laser che consente anche la lettura) sono di principio usati anche per registrare immagini mediante registrazione digitale. Pertanto, se consideriamo questi mezzi come supporti d’immagini, a seconda delle informazioni trattate essi saranno anche supporti di dati. Questa qualifica ha però diverse importanti conseguenze poiché le condizioni d’ammissione previste dal diritto vigente per questi supporto sono differenziate in connessione con la loro ammissibilità per la registrazione o per la conservazione dei documenti di un’azienda.
In tempi in cui il traffico commerciale transfrontaliero è in aumento e la concorrenza internazionale si inasprisce, le condizioniquadro giuridiche assumono sempre maggiore importanza. Queste ultime possono essere migliorate segnatamente ammettendo nuove tecnologie per l’adempimento degli obblighi legali di tenuta e conservazione e rinunciando a superate differenziazioni legali. Servirà all’economia svizzera e in particolare alle sue opportunità nelle relazioni internazionali e non provocherà perdita di qualità (segnatamente integrità, sicurezza, precisione, idoneità alla revisione, ecc.) e altri svantaggi alle registrazioni.
Per le informazioni la cui conservazione secondo gli articoli 962/963 CO (e giusta le prescrizioni emanate sul fondamento di questi articoli) non è obbligatoria o chevengono trattate in imprese non soggiacenti, giusta il CO, all’obbligo di tenere una contabilità, già attualmente sono ampiamente impiegate nuove tecnologie, ad esempio per garantire la documentazione interna o soddisfare gli obblighi di documentazione previsti da leggi speciali (segnatamente in materia di documentazione riguardo a medicamenti o in materia di garanzia di qualità).
Le disposizioni del diritto commerciale relative all’obbligo di conservare i libri di commercio si applicano anche a chi deve conservare i libri in virtù del diritto fiscale, come spiegato nelle Direttive applicabili in materia fiscale per la tenuta regolare della contabilità e relative alla registrazione nonché alla conservazione di documenti commerciali su supporti di dati o d’immagini (in seguito: Direttive 1979), pubblicate nel 1979 dalla Conferenza dei funzionari fiscali di Stato in collaborazione con l’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) e l’Ufficio federale di giustizia (UFG). Una modificazione delle disposizioni del CO avrebbe quindi effetto parallelo sulle esigenze per la conformità della contabilità alle norme di diritto fiscale.
Infine, tenuto conto delle ripercussioni del diritto privato su quello amministrativo, anche l’amministrazione pubblica, pur non soggiacendo agli obblighi di diritto commerciale previsti al Titolo trentesimosecondo CO, terrà la corrispondenza d’affari e la contabilità con mezzi moderni ed efficienti e profitterà così della sinergia connessa.
