Die Personendaten einer Person dienen der persönlichen Identifikation sowie dem Nachweis der Zugehörigkeit zu einer Rechtsgemeinschaft.
Das schweizerische Recht kennt folgende Zivilstände:
Ledig, verheiratet, geschieden, verwitwet, unverheiratet - in eingetragener Partnerschaft, aufgelöste Partnerschaft: gerichtlich aufgelöste Partnerschaft, durch Tod aufgelöste Partnerschaft, durch Verschollenerklärung aufgelöste Partnerschaft.
Der Begriff des Personenstandes umfasst neben den in direktem Zusammenhang mit einer Person stehenden Ereignissen über den Zivilstand (wie Geburt, Ehe, eingetragene Partnerschaft, Tod etc.), Angaben über den Personen- und Familienstand einer Person (wie Mündigkeit, Abstammung, Verhältnis zum Ehegatten oder Partner, Name und Staatsangehörigkeit).
In der Schweiz gilt die Zugehörigkeit zu einer Gemeinde (Bürgerrecht) ebenfalls als Element des Personenstandes.
Die Zivilstandsämter sind in Zivilstandskreise unterteilt. Jeder Kreis umfasst eine oder mehrere Gemeinden. Die Zivilstandsämter unterliegen der direkten Aufsicht der Aufsichtsbehörde ihres Kantons.
Die Eintragung der Personendaten im Personenstandsregister, die Vorbereitung der Eheschliessung und die Trauung, das Vorverfahren und die Eintragung der Partnerschaft sowie die Beurkundung einer Kindesanerkennung, die Namensänderung usw. fallen ausschliesslich in die Zuständigkeit der Zivilstandsämter.
Dem Eidgenössischen Amt für das Zivilstandswesen obliegen namentlich:
Seit 2005 werden alle Zivilstandsereignisse im Personenstandsregister, an welches alle schweizerischen Zivilstandsämter angeschlossen sind, beurkundet. Die Erfassung bleibt ausschliesslich in der Zuständigkeit der Zivilstandsämter bzw. der Sonderzivilstandsämter und erfolgt, wie früher, dezentralisiert.
Das Familienregister wurde durch das Personenstandsregister ersetzt. Alle in einem Familienregister als lebend geführten schweizerischen und ausländischen Personen werden mit ihren aktuellen Angaben in das Personenstandsregister übertragen.
Die Ereignisse über den Zivilstand werden nur in elektronischer Form beurkundet. Aus den in Papierform geführten herkömmlichen Zivilstandsregistern können Berechtigte weiterhin Auszüge (Geburtschein, Todesschein, Eheschein) erhalten.
Die Person mit Schweizer Bürgerrecht, welche eine Urkunde zum Nachweis eines in der Schweiz eingetretenen Zivilstandsergeignisses braucht (Geburt, Ehe, eingetragene Partnerschaft, Kindesanerkennung, Namensänderung, Eheauflösung, Auflösung der Partnerschaft, Feststellung und Auflösung des Kindesverhältnisses, Verschollenerklärung, Tod usw.) wendet sich an das Zivilstandsamt, welches das Ereignis beurkundet hat.
Urkunden über den Personenstand und den Familienstand (Personenstandsausweis, Familienausweis, Partnerschaftsausweis, Ausweis über den registrierten Familienstand usw.) werden durch das Zivilstandsamt am Heimatort erstellt.
Besitzt die betroffene Person das Schweizer Bürgerrecht nicht, obliegt die Zuständigkeit für die Bekanntgabe der Daten über den Personenstand und den Familienstand dem Zivilstandsamt am Wohnsitz oder am Ereignisort.
Die Kindesanerkennung bei Wohnsitz in der Schweiz kann auf jedem Zivilstandsamt erfolgen.
Für die Durchführung des Vorbereitungsverfahrens zur Eheschliessung oder des Vorverfahrens zur eingetragenen Partnerschaft ist das Zivilstandsamt am schweizerischen Wohnsitz eines der Verlobten oder eines der Partner zuständig.
Wohnen beide Verlobte im Ausland, so ist das Gesuch beim Zivilstandsamt, das die Trauung durchführen soll, einzureichen. Das Gesuch kann durch Vermittlung der zuständigen Vertretung der Schweiz im Ausland gestellt werden. Dasselbe gilt für die Eintragung einer Partnerschaft, wobei mindestens einer der im Ausland wohnhaften Partner das Schweizer Bürgerrecht besitzen muss.